De ambtenaren van o.a het Ministerie van Buitenlandse Zaken en Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat balen van hun nieuwe flexwerkwerkplekken aan de Rijnlaan in Den Haag. Te weinig werkplekken, een gebrek aan privacy en een slechte sfeer.
Men had er op gerekend dat door het flexwerken de ambtenaren vaker thuis zouden gaan werken en dat daarmee minder werkplekken nodig waren. Daarmee kon men ook besparen op de kantoorkosten. Het blijkt dan ook verleidelijk om het aantal thuiswerkers wat rooskleurig in te schatten. Dat komt echt te vaak voor. Nu ook weer bij het ministerie waar men calculeerde dat je op 3000 werkplekken wel 6000 'vrije uitloop' ambtenaren kunt plaatsen. Als dan ook de inrichting weinig aansluit op de praktijk, dan wordt zo’n werkomgeving een behoorlijke ergernis. Onderzoek naar de klachten leverde een waslijst op van maar liefst 42 verbeterpunten. Het ministerie van Binnenlandse Zaken, waar het Rijksvastgoedbedrijf onder valt, laat weten de klachten serieus te nemen.
Rol OR
Natuurlijk werken er steeds meer mensen thuis en kiezen werknemers en organisaties voor flexwerken en dit biedt ook veel mogelijkheden die over het algemeen als positief worden ervaren. Maar er zullen toch altijd nog bepaald aandachtspunten belangrijk blijven en daarbij heeft de ondernemingsraad een belangrijke rol. Zo staat in artikel 28 van de WOR (Wet op de ondernemingsraden) dat een taak van de OR is om goede arbeidsomstandigheden te bevorderen. Verder heeft de OR instemmingsrecht als het gaat om het wijzigen van arbeidsomstandigheden (artikel 27 lid 1 d). Ook moet de OR erop toezien dat er eens per drie tot vijf jaar een RI&E (risico inventarisatie en evaluatie) plaats zal vinden. Met de RI &E worden veiligheids- en gezondheidsrisico’s binnen de organisatie in kaart gebracht. Vervolgens komt er ook een plan van aanpak om deze risico’s te beperken. De OR heeft ook hierop instemmingsrecht.
Checklist bij inrichten van flexibele werkplekken
De ondernemingsraad kan de volgende aandachtspunten bij de invoering van flexplekken benutten:
• Welke voordelen zijn er te verwachten bij de invoering van flexplekken? (ruimtebesparing, thuiswerken, goede overlegplekken)
• Welke nadelen zijn er te verwachten? (hoe zit het met privacy, rust en concentratie en zijn er voldoende plekken op de drukke dagen (ma, di, do)
• Zijn de doelstellingen vooraf duidelijk en worden deze goed gecommuniceerd en kan de OR hierachter staan?
• Stelt de organisatie een stappenplan op en komt er vooraf een haalbaarheidsonderzoek?
• Hoe staat het met de financiële onderbouwing op korte en lange termijn en wat is daarvoor opgenomen in de begroting?
• Is er een plan van aanpak waarin de OR ook is opgenomen?
• In hoeverre worden de geluiden van medewerkers ook meegenomen in de besluitvorming?
• Wie of welke medewerkers zijn betrokken en verantwoordelijk voor de juiste uitvoering?
• In hoeverre sluiten de werkplekken aan bij de activiteiten van de werknemers en zijn alle randvoorwaarden en voorzieningen in voldoende mate beschikbaar?
• Kantoortuinen blijken uit onderzoek veel stress op te leveren en zijn niet altijd de oplossing; in hoeverre is dit meegenomen en zijn er voldoende ruimtes waar men stil kan werken zonder afleiding en zijn er genoeg overlegruimtes?
• Zin alle medewerkers makkelijk bereikbaar via telefoon en digitale infrastructuur?
• Welke uitstraling krijgen de ruimtes en sluit dit aan bij de werksoort en behoefte van medewerkers?
• Kan er ook gewerkt worden met een pilot en zijn er voldoende evaluatiemomenten om eventueel bij te kunnen sturen?
Bronnen: RTL-nieuws, NOS, Omroep West